Datenbanken

Datenbanken dienen zum Speichern und Verarbeiten strukturierter Daten.

Man kann sich die Organisation dieser Daten wie in Tabellen vorstellen - tatsächlich spricht man auch von Datenbanktabellen.
Hierbei spricht man bei den Zeilen dieser Tabellen von Datensätzen.

Die Datensätze einer Tabelle (Zeilen) sind alle gleich aus ein oder mehreren Datenfeldern aufgebaut. Diese Datenfelder haben einen Namen und einen Typ.

Beispielsweise könnte eine Tabelle mit dem Namen "Physikalische_Eigenschaften" folgende Datenfelder haben:

Und eine Tabelle mit einigen Datensätzen, die aus diesen Datenfeldern bestehen, könnte folgenden Inhalt haben:

Neben den Einfügen, Ändern und Löschen von Datensätzen, werden Datensätze häufig abgefragt.  Für eine solche Abfrage kann man im allgemeinen Filter- und Sortierkriterien angeben. Diese Kriterien sind in den Abfrageprogrammen meist über irgendwelche Schaltflächen einstellbar.

Beispiel 1:

Umgangssprachlich: Welche Substanzen haben einen Siedepunkt über 99°C und wie ist dieser?
Formeller: zeige mir Substanz, Kp wobei Kp > 99
In Abfragesprache (SQL): select substanz, kp from physikalische_eigenschaften where kp>99
Ergebnis:

Beispiel 2:

Umgangssprachlich: Zeige mir Substanz, Dichte und Schmelzpunkt, für substanzen, bei denen der Siedepunkt zwischen 90°C und 110°C liegt
Formeller: zeige mir Substanz, Dichte, Schmelzpunkt, wobei Kp > 90 UND Kp<110
In Abfragesprache (SQL): select substanz, rho, fp from physikalische_eigenschaften where kp>90 and kp<110
Ergebnis:

Anmerkung: die Datenfelder für die Auswahlkriterien müssen nicht unbedingt auch im Ergebnis angezeigt werden.

Weitere zu klärende Begriffe

Filterschaltflächen:
Um einzelne Datensätze  anzuzeigen, werden oft Formulare (Bildschirmmasken) festgelegt, damit man die Daten nicht in Tabellenform sieht. Insbesondere, wenn ein Datensatz mehr als 5-10 Datenfelder umfasst, wird es in Tabellenform schnell unübersichtlich.
Auf solchen Formularen kann man auch zusätzliche Schaltflächen unterbringen, durch die (bei Betätigung) die anzuzeigenden Daten zusätzlich gefiltert (= ausgewählt / eingeschränkt) werden können. Beispielsweise könnte man für obige Beispieltabelle ein Formular mit 26 kleinen Schaltflächen, die jeweils mit einem der Buchstaben von A bis Z beschriftet sind, Filter definieren, die bewirken, dass dann nur noch Datensätze, deren Substanzname mit dem gewählten Buchstaben beginnt. Also klicke ich auf eine "Filterschaltfläche", die mit "G" beschriftet und mit der Filterfunktion "Substanz beginnt mit G" versehen ist, dann würde aus obigem Datenbestand nur noch der Datensatz für "Gold" angezeigt werden.

Benutzerdefinierte Autofilter:
Auch in einer Tabellenkalkulation (wie z.B. Excel oder Libreoffice CALC) kann man die Einträge in den Zellen als Daten betrachten und filtern.
Solche Filter sind als "Benutzerdefinierter Autofilter" bekannt.
Beispiele:
http://www.excel-helfer.de/in-excel-nach-zahlen-filtern.html
http://www.excel-helfer.de/excel-ist-gleich-benutzerdefinierter-autofilt...

Die Vorgehensweise ist vergleichbar zu Datenbanken. Es geht immer nur darum, einzuschränken, bzw. anzugeben, was gezeigt werden soll. Nur geht das Definieren und Anwenden von Filtern in einer Tabellenkalkulation eben immer über Menüs und Dialoge.