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Serienbriefe: Daten aus CALC - und zwar mehr als nur Anrede und Adresse

Di, 2016-03-08 16:59 — richard

Zunächst ist zu prüfen, ob die Datenbankkomponente "Base" installiert ist - ohne diese funktioniert das alles nicht. Wenn Base nicht installiert ist, fehlt z.B. im Menü Ansicht, der Eintrag "Datenquellen".

Folgende Anleitung wurde unter Verwendung von Libreoffice 5.0.5 erstellt.

  1. Formulardatei (z.B. Zeugnis.odt) offnen.
  2. Datei -> Neu -> Datenbank, Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen, Tabellendokument -> Weiter >>
  3. Durchsuchen -> die Tabellendatei mit den Noten suchen, OK -> Fertigstellen und unter einem Namen (z.B. DatenbankverbindungZurNotenTabelleKlasse2) abspeichern, "Base" Fenster schliessen
  4. Wieder im Zeugnisdokument: Menü: Ansicht -> Datenquellen (oder F4)
  5. Links oben in der Liste der Datenquellen die "DatenbankverbindungZurNotenTabelleKlasse2" aufklappen, dann Tabellen aufklappen, dann die Tabelle mit den Noten wählen (z.B. "Datenquelle").  Es erscheint rechts daneben eine Tabellenansicht.
  6. Nun zieht man die SpaltenKÖPFE nach unten ins Dokument an die gewünschten Stellen, dort erscheint dann jeweils <Spaltenname>
  7. Nun kann man testweise einen der Datensätze auswählen und auf die Schaltfläche (Daten in Felder) klicken, um zu sehen. wie dieser Datensatz in die Felder eingefüllt wird.
  8. Sieht alles aus wie gewünscht, kann man über die Schaltfläche (Seriendruck) den Seriendruck starten.
  9. Aktuelles Dokument verwenden -> Weiter -> Brief -> Weiter (bis zum letzten Schritt)  -> Serienbriefdokument speichern -> Als ein Dolument speichern -> Dokumente speichern (z.B. als "alleZeugnisseKlasse3")  und mit "Fertigstellen" den Dialog verlassen.

Für die Zeugnisse der anderen Klassen kann man natürlich die Formulardatei wiederverwenden (wenn sie für die entsprechende Klasse verwendung findet), man muss nur die Verknüpfung zu einem anderen Tabellendokument verwenden. Also müssen nicht alle vorstehenden Schritte immer für jede Klasse durchgeführt werden.

 

Quellen:

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